Saga-insikt
En policy ska förändras när arbetet förändras
Håll policyer kopplade till de krav, aktiviteter och godkännanden som ger dem betydelse.
En fil är ingen kontroll
En policy kan se färdig ut och ändå vara inaktuell i det dagliga arbetet. Frågan är inte bara vilken version som är nyast. Den är också vilket krav policyn möter, vilka aktiviteter den omfattar och om de som utför arbetet vet vad som ändrats.
Koppla ändring till granskning
När en regel eller arbetsprocess ändras, se vilka avsnitt som påverkas. Utse någon som tar fram förslaget och någon med rätt behörighet som godkänner det. Spara tidigare version, ändringens källa och beslutet. Då går policyn att granska utan att varje genomgång blir en jakt på dokument.
Följ upp i verksamheten
En ändrad policy kan också ändra en checklista, utbildningsinstruktion eller återkommande kontroll. Följ dessa uppgifter och kvittenser. Arbetet är klart när människor kan använda den nya instruktionen och organisationen kan visa hur den infördes.
Prova nu: Öppna en viktig policy. Kan ni se kravet bakom den, ansvarig person, senaste godkända ändringen och vilka kontroller i arbetet den påverkar?